Einsatz von LimeSurvey in Kommunen

Neben den Vorteilen der Geschwindigkeit, der kostenfreien Nutzung und der Datensicherheit gibt es einen weiteren großen Mehrwert: Verwaltungsmitarbeiter*innen werden geschult in der Erstellung von Fragebögen (Logik, Pflichtfelder, Feldtypen, Bedingungen etc.). Ganz unabhängig von LimeSurvey wird so die Übergabe in die eigene IT erheblich beschleunigt, z.B. für die Umsetzung mit Formsolutions.

Abfragesystem für Städte und Kommunen

Als antwort.link bezeichnen wir das Versenden oder Bereitstellen eines Links mit der Bitte um Interaktion. Dies kann eine kurze Abfrage sein, eine längere Umfrage, ein klassisches Formular oder auch eine automatisierte Rückmeldung eines Mailservers.

Unser Service nach Bedarf:

  • Full-Service, Installation, Administration
  • Erstellung Lime-Dateien zum Import in Ihr System
  • Beratung zum Aufbau von Fragebögen
  • Schnell-Check, ob Sie alles richtig gemacht haben
  • Integration komplexerer Strukturen und Bedingungen im Fragebogen
  • Auswertungen, dynamisch auf Basis der exportieren Inhalten
  • Schulungen

Schneller Einstieg - Open Source - geringe Kosten

Als Basis dient die Open-Source-Lösung LimeSurvey, die auf einem eigenen Server bzw. im eigenen Rechenzentrum installiert werden kann. Die Datensicherheit ist damit gewährleistet, gleichzeitig ermöglicht der interne Zugriff auf die Datenbank alle Optionen zur automatisierten Weiterverarbeitung.

Der Import und Export funktionieren auf den Ebenen der gesamten Abfrage, von Fragegruppen oder einzelnen Fragen. Mit der Abfrage importiert man dann auch die E-Mail-Vorlagen direkt mit.

Ziel: Aufbau eines gemeinsamen Fragebogen-Pools für Formulare in der Verwaltung, strukturiert und kommentiert. Damit ist es für jede Abteilung sehr schnell möglich, eigene Formulare online zu stellen - mobil, mehrsprachig, intelligent mit Bedingungsfeldern, Abschaffung der PDFs.

Wir hatten dieses Koop-Projekt Projekt auch dem MWIDE NRW (Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie) vorgestellt, der Nutzen wurde auch erkannt - nach den letzten Wahlen wurde es aber aufgrund von Personalwechseln nicht weiterverfolgt und wie so oft in die kommunale Selbstverwaltung geschoben.

Wenn es vom Bund Vorgaben zu bestimmten Datenstrukturen gibt, können die Daten direkt in das definierte Format übertragen werden - entsprechende Schnittstellenscripte werden dann im Portal angeboten.

(alle angegebenen Preise gelten zzgl. MwSt.)

Ein Projekt der
ai-port GmbH und der
Livingpage GmbH & Co. KG
aus Münster.

mail@antwort.link
Tel. 0251 390010

Referenzen LimeSurvey ab 2021, u.a. Stadt Münster (Schulamt, Jobcenter), Universität Münster, FH Münster, ProSiebenSat.1, McDonalds, Apollo, Backwerk, Studienkreis, Schülerhilfe, Town & Country.

Weitere Produkte / Dienstleistungen für Kommunen:

1. Installation, optional im eigenen Rechenzentrum

Aufwand: sehr gering, Kosten bei externem Anbieter 10 €/Monat.

Jedes System wird auf einem eigenen Server installiert!

2. Anpassung Lime Survey, globale Einstellungen, Corporate Design, Userrechte

Dauer: 1-2 Tage, Kosten ca. 300-500 € (einmalig) - alternativ von der Verwaltung selbst durchgeführt.

3. Eigene Abfragen erstellen oder Download im Koop-Projekt

Partnergebühr für den Zugriff auf das gemeinsame Portal:
Koop-Projekt antwort.link
150 €/Monat je Kommune
inkl. 1 Haupt-User
zzgl. 5 €/User, falls unterschiedliche Rechte benötigt werden (Sichtbarkeit von Antworten).

Direkter Support-Chatkanal inkl.

4. Start
5. Auswertung & Workflows

Eigenständiges Durchführen, Support 60 € / Std.

Bei einfachen Formularen meist ca. 10 Min., bei normalen Formularen ca. 30 Min. Eine Kostenschätzung kann auf Basis einer PDF direkt abgegeben werden.

Optional bieten wir Unterstützung zum Aufbau von Fragebögen an.

Wir benötigen keinen Live-Zugriff. Der Fragebogen kann uns z.B. als Excel-Datei oder als Lime-Datei übermittelt werden. Anschließend erhalten Sie eine importierbare Lime-Datei zurück.

Kosten: 60 €/Std., meist reichen 10-20 Min. für die Erstellung aus.

Optional bieten wir Live-Support an.

Sie verfügen schon über gute Kenntnisse, Ihnen fehlt aber noch die Übung und Sicherheit in den Prozessen. Da kann ein Schnellcheck Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, die man dann nicht mehr im Live-Betrieb korrigieren kann - wenn z.B. 1000 Mails direkt verschickt wurden. Wir schauen schnell auf Ihren neuen Fragebogen und prüfen die wichtigsten Eckdaten ab.

Kosten: 60 €/Std., meist reichen 5-10 Min. für die Prüfung aus.

Angebotene Schulungen:

Grundsätzlich können alle Module unabhängig voneinander durchgeführt werden und auch kombiniert, z.B. Modul 2 und 5 in 150min. Auch für die Reihenfolge der Module gibt es keine Vorgaben, insgesamt wird das Gesamtverständnis durch jedes Modul größer bzgl. Digitalisierung/Datenverarbeitung. Von Vorteil ist es immer, wenn der Wissensstand der Gruppe ähnlich ist.

Das Angebot beinhaltet nicht die Bereitstellung eines Schulungsraumes. Wir gehen hier davon aus, dass die Teilnehmenden eigene Geräte nutzen können, alle Geräte online sind. Der Schulungsraum sollte mit einem Beamer und einer Whiteboard ausgestattet sein. Auf Anfrage kann ein Schulungsraum gestellt werden. Eine Online-Schulung kann ebenfalls stattfinden. Gerade beim Start mit einer neuen Software geht es aber viel um das Verständnis, wie diese Software funktioniert - da ist eine Whiteboard und in Präsenz oft effektiver.

Warum fängt eine gute Datenqualität bei der Konzeption der Datenerhebung an? Wie kann ich viele Menschen zur Datenspende motivieren? Wann muss ich besonders auf den Datenschutz achten? Welche Möglichkeiten gibt es, einen Fragebogen möglichst smart umzusetzen?

Diese und ähnliche Fragen werden hier beleuchtet. Valide, verifizierte, strukturierte Daten - welche Vorteile haben diese.

Je kleiner die Gruppe, je intensiver kann auf Fragestellungen einzelner Personen eingegangen werden, eine Gruppengröße von 4-6 Personen, die in ihren IT-Kenntnissen homogener ist, ist meist ein Vorteil.

Die Teilnehmenden werden über Modul 2 in der Lage sein, einfache Befragungen schnell durchzuführen. Die Schulung ist auf diesen Fokus ausgerichtet, basiert auf einem Lime-System mit den passenden Vorlagen, die dann für die eigene Befragung nur noch kopiert und angepasst werden müssen.

Gerade der Versand vieler E-Mails erzeugt schnell Wirkung, kleine Fehler können sich umfangreich auswirken. Wir bieten hier auf verschiedenen Ebenen Support (1 €/Minute) an, siehe dazu https://antwort.link/staedte die optionalen Angebote wie den Live-Support.

Demoumgebungen stellen wir zur Verfügung, die von den Teilnehmenden auch im Anschluss für Übungszwecke genutzt werden können.

Themen dieses Moduls ist das Grunddesign der geplanten Abfrage:

  • offene oder geschlossen, Registrierung erlauben
  • Bedingungen
  • Mailsystem, -benachrichtigungen, Reminder
  • Codierung/Wertesystem der Antworten
  • Relevanzsystem in LimeSurvey

LimeSurvey bietet im System eine automatische Auswertung an, auch mit Charts. Es ist aber meist doch erforderlich, die Daten in Excel weiterzuverarbeiten. In diesem Modul lernen die Teilnehmenden mit wenigen Excelformeln sich ein System zu schaffen, Auswertungen zu erhalten und dies dynamisch auf Basis eines erneuten Datenimports von LimeSurvey.

Das Modul ist also eher eine Grundschulung in Excel auf Basis der Exportstruktur von LimeSurvey.

Wir haben als Erweiterung von LimeSurvey eine ergänzende Webanwendung geschaffen, die in der Teamarbeit große Vorteile bietet. Teammitgliedern kann ein Link generiert werden, der z.B. immer ihre Aufgaben zeigt auf Basis von LimeSurvey Antworten oder die Datentabelle in bestimmter Struktur anzeigt. So sind intern schnell kleine Workflows auf Basis der Antworten möglich.

Das System ist insbesondere von Vorteil in Teams, wo nicht alle sich in LimeSurvey einarbeiten möchten, sie aber mit den Antworten direkt weiterarbeiten möchten.

Interessensbekundung (Formular)

Aufgabe: Serienmail

E-Mail-Adressen sind in einer Excel-Datei vorhanden. Die Personen sollen eine Serienmail erhalten, ggf. mit individualisierten Feldern in der Mail und im Corporate Design der Verwaltung inkl. Logo. Optional soll z.B. eine PDF mitgesendet werden.

Dabei soll geprüft werden, ob die Mails zugestellt werden konnten, ggf, eine Lesebestätigung erfolgen.

Umsetzung

Ob mit oder ohne Link zu einer Lesebestätigung, die Serienmail ist schnell umgesetzt. Muster wird kopiert, Mailtext angepasst, Mailadressen werden importiert. Dann kann direkt im Corporate Design versendet werden.

Aufwand inkl. Rückmeldung ca. 5-10 Minuten.

Anschließend steht unmittelbar eine Live-Auswertung zur Verfügung. So können E-Mail-Adressen schnell verifiziert werden.

antwort.link: Offen

Das "klassische Formular" wird meist als offene Abfrage über einen Link zur Verfügung gestellt. Ziel sollte sein, auf Basis von Bedingungen den Bürger*innen ausschließlich die notwendigen Fragen zu stellen.

antwort.link: Offen, mit Registrierung

Eine offene Befragung hat den Nachteil, dass diese keine verifizierten Daten erhebt, die Eingaben könnten sozusagen von jeder Person erfolgt sein. Das stellt ein großes Problem für eine Verwaltung dar. Allerdings ist dies bei einer PDF oder einem Papierformular auch nicht anders - denn "feste Unterschriften" haben junge Menschen oft nicht mehr, sie hat für sie immer weniger Bedeutung. Sie sind andere Verfahren gewohnt zur Verifizierung ihrer Person.

Die Funktion Registrierung kann auch sehr einfach dann von der Fachabteilung selbst genutzt werden, Personen manuell darüber eingeladen - die E-Mail ist im Stadt-Design, die Adresse wird direkt in die Tabelle geschrieben, später die Antworten ergänzt.

antwort.link: Begrenzte Antworten

Jegliche Bedingungen können integriert werden, Beispielanwendung:

Eine Veranstaltungsliste soll nur 12 TN je Termin erlauben, danach soll der Termin ausgeblendet werden.

Alle hier in der Umsetzung genannten Fragetypen und Lösungen stehen selbstverständlich in allen Frage-Prozessen zur Verfügung - und auch das ist hier nur eine erste Auswahl der Möglichkeiten.

Umsetzung

Lime-Survey bietet zahlreiche verschiedene Fragetypen an. Die Formulare werden in den Verwaltungen aber immer ähnlich sein. LimeSurvey bietet hier die ideale Möglichkeit, sich in unserem antwort.link-Intranet eine passende Abfrage-Datei herunterzuladen und sie in das eigene System zu importieren. Das Layout passt sich dann direkt an, übernommen wird die gesamte Struktur. Anschließend kann die Abfrage einfach angepasst werden.

QR-Code

LimeSurvey erzeugt direkt einen QR Code zur Befragung, der für die Kommunikation genutzt werden kann.

Registrierung über E-Mail

Über eine E-Mail-Registrierung wird zumindest die E-Mail sicher geprüft, nur die empfangene Person kann das Formular dann ausfüllen.

  • Beispiel Registrierung

antwort.link: Geschlossen (E-Mail)

E-Mail-Adressen liegen vor, die Antworten sollen automatisch zugeordnet werden, dabei geprüft werden, ob die Adressen noch aktuell sind.

Erinnerungen versenden

Es sollen regelmäßig Erinnerungen versendet werden an die Adressen, die noch nicht teilgenommen haben.

Umsetzung

E-Mail-Adressen können in das System importiert werden, auch mit weiteren Zusatzinformationen, die im Fragebogen angezeigt, oder in die Auswertung mit übernommen werden sollen.

Das System zeigt live den aktuellen Stand an, inkl. Statistiken zu allen Fragen.

Eine Erinnerungs-Mail kann jederzeit versendet werden.

antwort.link: Dateiuploads

Bürger*innen sollen Dateien uploaden können, insbesondere Fotos, die sie mit dem Handy machen können. Drucker und Scanner gibt es kaum noch in den Haushalten, ein Smartphone ist aber immer vorhanden. Damit sollen z.B. Dokumente mitgesendet werden oder andere Bilder.

Umsetzung

Felder zum Dateiupload können in alle Abfragen integriert werden. Dabei können die Größe, die Anzahl und die Art definiert werden. Bilddaten stehen dann auch nur als Bilddaten zur Verfügung und werden ausschließlich so verarbeitet (Virenschutz).

Über so einen Bildupload kann eine weitere Authentifizierung leicht erfolgen, weil z.B. ein Bescheid als Foto mitgesendet wird.

antwort.link: Benachrichtigungen

Benachrichtungen sollen an die Person erfolgen, die die Abfrage absendet hat und gleichzeitig an die Fachabteilung.

Umsetzung

Es stehen drei Varianten für eine Benachrichtigung zur Verfügung:

1. E-Mail-Adresse der Person, die ausgefüllt hat. Entweder schon über die Einladungsmail hinterlegt oder durch Angabe im Formular. Der Inhalt der E-Mail kann alle Inhalte aus dem Formular enthalten, auch Berechnungen daraus.

2. Kurzinfo: Die Metadaten werden per E-Mail an eine definierte Adresse gesendet. Dabei kann z.B. auch eine Anzahl der Antworten direkt mit übermittelt werden.

3. Ausführliche Info: Eine E-Mail mit allen Antworten der Person.

antwort.link: Live-Auswertung

Die Fachabteilung möchte jederzeit Zugriff auf die Ergebnisse erhalten, diese ggf. schon kommentieren.

Umsetzung

LimeSurvey bietet im System selbst immer den Blick auf die Antworten, auch Statistiken werden angeboten.

In der Anwendung haben wir aber festgestellt, dass vereinfachte Ansichten hier hilfreich sind, weil sie keine Schulungen erfordern. Unser Zusatztool bietet die Möglichkeit, sich direkt zu jeder Befragung einzelne Ansichten zu generieren, z.B. für verschiedene Personen. Dabei wird das Rechtesystem von LimeSurvey übernommen.

Damit ist es möglich, jederzeit einen Blick auf gefilterte Live-Daten zu erhalten, inkl. Statistiken.

Beispiel Fragebogen
Beispiel Auswertung ohne Lime Login, Test12345678 Test12345678 als Zugang.

Dort (nach kurzer Schulung) können Sie oben (+ Zeichen) sich Links selbst erstellen, die dann diese Ergebnisse anzeigen.

antwort.link: Workflows

Die Antworten auf eine Abfrage erzeugen oft verschiedene Arbeitsprozesse - je Antworten zu bestimmten Fragen. Auch können dann verschiedene Personen in der Verwaltung  zuständig sein.

Jede Person soll automatisch immer eine Live-Ansicht auf ihre Checkliste haben, diese kommentieren können und ggf. "weiterreichen" bzw. Datensätze als erledigt gekennzeichnet werden können.

Umsetzung

Die Prozessstufen werden einfach als nicht sichtbare Auswahlfrage in die Abfrage integriert, damit stehen diese über unser Zusatztool direkt dynamisch zur Verfügung.

Unser Tool ermöglicht es dann, sich individuelle URLs zusammenzustellen, diese zeigen dann die eigenen Aufgaben im Workflow an, ein Anklicken ("erledigt") schiebt die Aufgabe dann direkt weiter.

Nutzen Sie als Test die Links unter Live-Auswertung. Werden vorab die Workflows definiert, hat jeder Status eine eigene URL, die diesen "Container" dann anzeigt.

antwort.link: Entwicklung Formulare

Verwaltungen setzen diverse Produkte zur Umsetzung ihrer Dienstleistungsformulare im Rahmen vom OZG ein. Bisher wurden die Papierversionen oft in PDF umgesetzt, danach teilweise in andere Varianten (HTML).

Hier müssen nun noch sehr viele Formulare umgesetzt werden, wie kann der Prozess beschleunigt werden?

Umsetzung

Mit LimeSurvey können klassische Formulare sehr schnell umgesetzt werden, insbesondere, wenn man noch auf einen gemeinsamen Pool von anderen Städten zugreifen kann.

Die Struktur kann angepasst werden, Bedingungen eingefügt etc. - damit entsteht schnell das fertige Formular. Für die IT-Abteilungen ist so eine Vorlage perfekt, weil diese es dann nur noch 1:1 umsetzen müssen. Die inhaltlichen Diskussionen sind bereits abgeschlossen, alle Texte können von der Fachabteilung eigenständig geändert werden.

Auch das Testing kann vorher schon durchgeführt werden.