Abfragesystem für Städte und Kommunen

Aufgabe: Serienmail

E-Mail-Adressen sind in einer Excel-Datei vorhanden. Die Personen sollen eine Serienmail erhalten, ggf. mit individualisierten Feldern in der Mail und im Corporate Design der Verwaltung inkl. Logo. Optional soll z.B. eine PDF mitgesendet werden.

Dabei soll geprüft werden, ob die Mails zugestellt werden konnten, ggf, eine Lesebestätigung erfolgen.

Umsetzung

Ob mit oder ohne Link zu einer Lesebestätigung, die Serienmail ist schnell umgesetzt. Muster wird kopiert, Mailtext angepasst, Mailadressen werden importiert. Dann kann direkt im Corporate Design versendet werden.

Aufwand inkl. Rückmeldung ca. 5-10 Minuten.

Anschließend steht unmittelbar eine Live-Auswertung zur Verfügung. So können E-Mail-Adressen schnell verifiziert werden.

• Musteransicht Lesebestätigung

antwort.link: Offen

Das "klassische Formular" wird meist als offene Abfrage über einen Link zur Verfügung gestellt. Ziel sollte sein, auf Basis von Bedingungen den Bürger*innen ausschließlich die notwendigen Fragen zu stellen.

antwort.link: Offen, mit Registrierung

Eine offene Befragung hat den Nachteil, dass diese keine verifizierten Daten erhebt, die Eingaben könnten sozusagen von jeder Person erfolgt sein. Das stellt ein großes Problem für eine Verwaltung dar. Allerdings ist dies bei einer PDF oder einem Papierformular auch nicht anders - denn "feste Unterschriften" haben junge Menschen oft nicht mehr, sie hat für sie immer weniger Bedeutung. Sie sind andere Verfahren gewohnt zur Verifizierung ihrer Person.

Die Funktion Registrierung kann auch sehr einfach dann von der Fachabteilung selbst genutzt werden, Personen manuell darüber eingeladen - die E-Mail ist im Stadt-Design, die Adresse wird direkt in die Tabelle geschrieben, später die Antworten ergänzt.

antwort.link: Begrenzte Antworten

Jegliche Bedingungen können integriert werden, Beispielanwendung:

Eine Veranstaltungsliste soll nur 12 TN je Termin erlauben, danach soll der Termin ausgeblendet werden.

Alle hier in der Umsetzung genannten Fragetypen und Lösungen stehen selbstverständlich in allen Frage-Prozessen zur Verfügung - und auch das ist hier nur eine erste Auswahl der Möglichkeiten.

Umsetzung

Lime-Survey bietet zahlreiche verschiedene Fragetypen an. Die Formulare werden in den Verwaltungen aber immer ähnlich sein. LimeSurvey bietet hier die ideale Möglichkeit, sich in unserem antwort.link-Intranet eine passende Abfrage-Datei herunterzuladen und sie in das eigene System zu importieren. Das Layout passt sich dann direkt an, übernommen wird die gesamte Struktur. Anschließend kann die Abfrage einfach angepasst werden.

• Varianten Einfachauswahl
• Elektronische Signatur
• Abfrage Ort auf einer Karte
  Die Ausgabe könnte auch direkt auf einer Karte erfolgen, Beispiel.
• Mehrfachauswahl
• Reihenfolge festlegen
• Textfragen
• Maskenfragen
• Matrixfragen
• Datei Upload
• Berechnung im Fragebogen
  Beispiel Berechnungen für einen "Google-igendax"
• Bedingungen

QR-Code

LimeSurvey erzeugt direkt einen QR Code zur Befragung, der für die Kommunikation genutzt werden kann.

Registrierung über E-Mail

Über eine E-Mail-Registrierung wird zumindest die E-Mail sicher geprüft, nur die empfangene Person kann das Formular dann ausfüllen.

• Beispiel Registrierung

antwort.link: Geschlossen (E-Mail)

E-Mail-Adressen liegen vor, die Antworten sollen automatisch zugeordnet werden, dabei geprüft werden, ob die Adressen noch aktuell sind.

Erinnerungen versenden

Es sollen regelmäßig Erinnerungen versendet werden an die Adressen, die noch nicht teilgenommen haben.

Umsetzung

E-Mail-Adressen können in das System importiert werden, auch mit weiteren Zusatzinformationen, die im Fragebogen angezeigt, oder in die Auswertung mit übernommen werden sollen.

Das System zeigt live den aktuellen Stand an, inkl. Statistiken zu allen Fragen.

Eine Erinnerungs-Mail kann jederzeit versendet werden.

antwort.link: Dateiuploads

Bürger*innen sollen Dateien uploaden können, insbesondere Fotos, die sie mit dem Handy machen können. Drucker und Scanner gibt es kaum noch in den Haushalten, ein Smartphone ist aber immer vorhanden. Damit sollen z.B. Dokumente mitgesendet werden oder andere Bilder.

Umsetzung

Felder zum Dateiupload können in alle Abfragen integriert werden. Dabei können die Größe, die Anzahl und die Art definiert werden. Bilddaten stehen dann auch nur als Bilddaten zur Verfügung und werden ausschließlich so verarbeitet (Virenschutz).

Über so einen Bildupload kann eine weitere Authentifizierung leicht erfolgen, weil z.B. ein Bescheid als Foto mitgesendet wird.

antwort.link: Benachrichtigungen

Benachrichtungen sollen an die Person erfolgen, die die Abfrage absendet hat und gleichzeitig an die Fachabteilung.

Umsetzung

Es stehen drei Varianten für eine Benachrichtigung zur Verfügung:

1. E-Mail-Adresse der Person, die ausgefüllt hat. Entweder schon über die Einladungsmail hinterlegt oder durch Angabe im Formular. Der Inhalt der E-Mail kann alle Inhalte aus dem Formular enthalten, auch Berechnungen daraus.

2. Kurzinfo: Die Metadaten werden per E-Mail an eine definierte Adresse gesendet. Dabei kann z.B. auch eine Anzahl der Antworten direkt mit übermittelt werden.

3. Ausführliche Info: Eine E-Mail mit allen Antworten der Person.

antwort.link: Live-Auswertung

Die Fachabteilung möchte jederzeit Zugriff auf die Ergebnisse erhalten, diese ggf. schon kommentieren.

Umsetzung

LimeSurvey bietet im System selbst immer den Blick auf die Antworten, auch Statistiken werden angeboten.

In der Anwendung haben wir aber festgestellt, dass vereinfachte Ansichten hier hilfreich sind, weil sie keine Schulungen erfordern. Unser Zusatztool bietet die Möglichkeit, sich direkt zu jeder Befragung einzelne Ansichten zu generieren, z.B. für verschiedene Personen. Dabei wird das Rechtesystem von LimeSurvey übernommen.

Damit ist es möglich, jederzeit einen Blick auf gefilterte Live-Daten zu erhalten, inkl. Statistiken.

Beispiel Fragebogen
Beispiel Auswertung ohne Lime Login, Test12345678 Test12345678 als Zugang.

Dort (nach kurzer Schulung) können Sie oben (+ Zeichen) sich Links selbst erstellen, die dann diese Ergebnisse anzeigen.

antwort.link: Workflows

Die Antworten auf eine Abfrage erzeugen oft verschiedene Arbeitsprozesse - je Antworten zu bestimmten Fragen. Auch können dann verschiedene Personen in der Verwaltung  zuständig sein.

Jede Person soll automatisch immer eine Live-Ansicht auf ihre Checkliste haben, diese kommentieren können und ggf. "weiterreichen" bzw. Datensätze als erledigt gekennzeichnet werden können.

Umsetzung

Die Prozessstufen werden einfach als nicht sichtbare Auswahlfrage in die Abfrage integriert, damit stehen diese über unser Zusatztool direkt dynamisch zur Verfügung.

Unser Tool ermöglicht es dann, sich individuelle URLs zusammenzustellen, diese zeigen dann die eigenen Aufgaben im Workflow an, ein Anklicken ("erledigt") schiebt die Aufgabe dann direkt weiter.

Nutzen Sie als Test die Links unter Live-Auswertung. Werden vorab die Workflows definiert, hat jeder Status eine eigene URL, die diesen "Container" dann anzeigt.

antwort.link: Entwicklung Formulare

Verwaltungen setzen diverse Produkte zur Umsetzung ihrer Dienstleistungsformulare im Rahmen vom OZG ein. Bisher wurden die Papierversionen oft in PDF umgesetzt, danach teilweise in andere Varianten (HTML).

Hier müssen nun noch sehr viele Formulare umgesetzt werden, wie kann der Prozess beschleunigt werden?

Umsetzung

Mit LimeSurvey können klassische Formulare sehr schnell umgesetzt werden, insbesondere, wenn man noch auf einen gemeinsamen Pool von anderen Städten zugreifen kann.

Die Struktur kann angepasst werden, Bedingungen eingefügt etc. - damit entsteht schnell das fertige Formular. Für die IT-Abteilungen ist so eine Vorlage perfekt, weil diese es dann nur noch 1:1 umsetzen müssen. Die inhaltlichen Diskussionen sind bereits abgeschlossen, alle Texte können von der Fachabteilung eigenständig geändert werden.

Auch das Testing kann vorher schon durchgeführt werden.