Mit DIGITALISIERUNG zur CHANCENGLEICHHEIT

Wir erzeugen intelligente und schnelle Abläufe in der Verwaltung - damit ist Teilhabe für alle Bürger*innen mobil möglich.

Wir denken nachhaltig - unsere Konzepte sind vom Backend aufgebaut und bilden alle notwendigen eingehenden und ausgehenden Schnittstellen ab. Eine schnelle Umsetzung von OZG 2.0 ist kurzfristig für alle Formulare möglich.

Live-Chat

Wir bieten einen sicheren Live-Chat auf Basis von rocket.chat an, der den Kanal nach außen direkt integriert hat - die Anfragen landen direkt im Chat der Personen, die sich für den Kanal aktiviert haben.

Der Chat kann im lokalen Rechenzentrum installiert werden und steht der Verwaltung sofort zur Verfügung - Schulungsmaßnahmen sind aufgrund der einfachen Handhabung nicht notwendig.



Herausforderung

Das Onlinezugangsgesetz hat die Kommunen schon (und immer noch) vor die Herausforderung gestellt, ihre Prozesse zu verändern. Allen Bürger*innen müssen Dienstleistungen (eine Auswahl) digital zur Verfügung stehen. Es wurde dann fast überall vom Frontend gedacht, "Hauptsache" eine PDF ist online. Mit Digitalisierung hat das nur absolut gar nichts zu tun, das wird jetzt leider erst langsam erkannt. (netzpolitik.org, Innenministerin Nancy Faeser)

Also ist nun klar, dass alle Kommunen nach und nach ihre Formulare umbauen und alle PDFs verschwinden müssen - und das ist auch gut so!

Man wird den Kommunen dabei viel Zeit geben, erst mit wenigen Dienstleistungen verpflichtend starten - aber eigentlich wäre die Umstellung sehr einfach möglich; man muss eben nur vom Backend her denken.

Lösung

Auf Basis der weit verbreiteten Open-Source-Lösung LimeSurvey haben wir für Kommunen weitere Bausteine ergänzt - in einem Serverpaket, direkt einsetzbar. Die Stadt Münster setzt dies bereits im Bereich Bildung und Teilhabe so um (Jobcenter und Schulamt).

LimeSurvey steuert dabei sehr detailliert und komfortabel die Zugriffsrechte. In der Serverumgebung werden diese ergänzt. Bestimmte Zugriffe sind dann nur von der internen IP-Adresse möglich.

Formulare sind extrem schnell umzusetzen mit diversen Möglichkeiten, Wenn-dann-Bedingungen, Validierung etc.  Der Aufwand dafür liegt teilweise deutlich unter 30 Minuten.

Ämter können in übersichtlichen Darstellungen Zugriff auf die Daten bekommen und diese anreichern. Datenabgleich mit anderen Systemen oder Datenübergabe nach Datenstrukturvorgabe (OZG 2.0) ist sehr einfach dynamisch möglich.

Sprechen Sie uns gerne an, ein Testsystem kann kurzfristig erzeugt werden.

Vergleich

Nun gibt es viele Produkte in diesem Bereich, aber erfüllen die auch diese Kriterien?

  • Installation im eigenen Rechenzentrum (Datenschutz), open source
  • Zugriff auf Datenbank, Schnittstellen, autom. Validierung über externe Daten der Verwaltung
  • sehr schnelles Erzeugen von komplexen Formularen
  • direkt mobile Ansichten, auch bei komplexen Fragetypen
  • Anbindung von geschützten internen Links zur Ansicht der Antworten, inkl. Datenexporten
  • Anbindung von Workflows zu den Antworten
  • freie Anpassung im Layout

Bürger*innen einfache Wege bauen, digital und mobil nutzbar.

Mitarbeiter*innen in der Verwaltung effizient in ihrer Arbeit unterstützen.

Prozesse beschleunigen und Möglichkeiten der Steuerung schaffen.

Analyse und Beratung

Wir setzen seit fast 25 Jahren Projekte mit Städten, Kommunen und Einrichtungen der öffentlichen Hand um. Verwaltungsstrukturen und -abläufe sind uns bekannt, ebenso wie Vergabeprozesse und die Vorgaben zum Datenschutz.

Diese Rahmenbedingungen betrachten wir als Herausforderung zur Entwicklung von IT-Lösungen.

Mit Ihnen gemeinsam entwickeln wir Ideen, betrachten diese aus allen notwendigen Perspektiven - aus Sicht von Bürger*innen, der Verwaltung und natürlich immer mit dem Blick auf digitale Prozesse und strukturierte Daten.

Sprechen Sie uns gerne an, wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück: mail@antwort.link

Konzepte und Prozesse

Digitalisierung benötigt Prozesse und strukturierte Daten – nur verstehen die beteiligten Personen oft darunter etwas anderes. Und am Ende scheitert damit meist eine echte Digitalisierung.

Abgebildet werden müssen lückenlos und smart die Datenstraßen zwischen Bürger*innen, Verwaltungsbereichen und externen Unternehmen. Hier wird die Grundlage geschaffen für strukturierte Daten, die es dann erlauben automatisierte Workflows abzubilden.

Erst mit diesen Strukturen ist es möglich, sehr schnell und flexibel reagieren zu können. Bei unseren Projekten können wir definitiv feststellen, dass sich alle Beteiligten solche Veränderungen wünschen! Wichtig ist dabei aber immer, zu Beginn ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Abläufe zu schaffen.

Tools und Software

Wir arbeiten unabhängig von bestimmten Tools und wollen auch nicht eine bestimmte Software verkaufen! Es geht um Abläufe und strukturierte Daten – diese müssen gewährleistet sein. Das können aber sehr viele Anwendungen; Schnittstellen zu erzeugen ist bei einer guten Basis meist problemlos möglich. Sollte es hier noch Lücken geben, ergänzen wir die vorhandenen Systeme oder erzeugen neue Anwendungen.

Für die Entwicklung von Konzepten setzen wir ebenfalls Tools ein, die das zeitliche und räumliche Arbeiten sehr einfach erlauben. Für die Darstellung von Prozessen nutzen wir z.B. draw.io - kostenfrei und für die Zusammenarbeit sehr gut geeignet. Unabhängig von unseren Projekten können Sie diese Tools für sich nutzen. Sie sind alle kostenfrei und die Flut von E-Mails in Ihrem Postfach kann damit gestoppt werden.

Alle Tools zeichnen sich aus durch:

  • Eigener Server, Datensicherheit
  • Nutzung ohne große Einarbeitung
  • skalierbar
  • Open Source

 

Beispiele:

Beispiele

Abfragen und Formulare

Corona hat die fehlenden Tools offenbart - die Gesundheitsämter konnten keine eigene digitale Kontaktnachverfolung anbieten, auch keine effiziente Erfassung von Daten zu Coronafällen, Testzentren etc. Diese Daten wurden aber zeitnah benötigt für die Steuerung von Prozessen. Vermutlich ist aber wohl praktisch keine Stadt und keine Kommune dazu in der Lage, ihren Ämtern dies zu ermöglichen. Über Formulare werden zwar Daten eingesammelt, die Daten werden dann in Excel-Tabellen gesammelt und weiterverarbeitet.

  • Dazu bieten wir eine Lösung an, die sehr flexibel im eigenen Rechenzentrum installiert werden kann: LimeSurvey+. Das + steht für die direkt Weiterverarbeitung der Daten.

Bildung und Teilhabe: QIyou

Bildung und Teilhabe wurde vom Bund eingerichtet...

  • QIyou erzeugt automatisierte Workflows und verringert den internen Aufwand

  • Antragsabläufe von aktuell 3 Monaten werden mehr als halbiert

  • Kontrollsysteme erzeugen Sicherheit